【がんばれ建設】NO 1329【建設技術】「トラブルにならないメールの書き方とは」

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ がんばれ建設 ～建設業専門の業績アップの秘策～ 作者；ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年5月22日 ************************************************** 今日の一言 「漢字は多用しない」 ************************************************** 業務にてメールを使うことが増えてきました。 一方、メールの書き方をきちんと学んだことがある人は 少ないと思います。 私は多くのメールを受け取りますが、ベテラン社員といわれる 人でさえ、とても読みにくいメールを書かれることがあります。 ではどのように書けば良いのでしょうか。 ●「読みづらいメール」とは 読みづらいメールには ・1行の文字数が多い（30文字以上） ・空白の行がない ・改行がない ・文章が5行以上続く ・箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている という特徴があります。 開いた瞬間、文字がギュッと詰まっているようなメールは、 直感的に「読みにくい」と感じます。 「読みにくい」ということは、メールを開いたときの画面に 反発を感じ、読む気が失せます。 こうなると、よほど特別なメールでなければ、後まわしに されてしまいます。 ●ブロック化・1行空きで本文を美しく整える 「読みやすいメール」はパッと見た印象として、文字と空き （スペース）がバランスよく配置されています。 空きは、改行、1行空き、箇条書きによってつくり出されて います。 文章を読みやすくするコツは、20～30文字程度で改行すること。 そして、文章のまとまりごとに「ブロック（文章の塊）」 をつくることです。 この場合のブロックは、段落のようなものだと考えてください。 ブロックは5行以内でまとめられると理想的。 もし5行に収まらなければ、できるだけ短くしてみてください。 ブロックとブロックの間には、1行分の空きを入れましょう。 ●関連する情報を近くに置く メールは、じっくり丁寧に読むというより速読することが 多いです。 速読ではキーワードを拾いながら斜め読みをします。 このとき、ブロックが分かれていれば、書き手の意図、 つまりしっかり読んでほしい箇所と、斜め読みで構わない箇所 を伝えることができます。 これなら、読む側も拾い読みが楽になるでしょう。 さらに「関連する情報を近くに置く」ととても読みやすく なります。 例えば会議参加者への通知であれば、 日時、会場の住所、電話番号、準備品、緊急連絡先（携帯） を載せるといいでしょう。 この時、例えば緊急連絡先（携帯）が末尾の署名欄にしか 書かれていなければ、「緊急時」に見つけられません。 ●「漢字」をできるだけ使わない 手書きならひらがなで書くような表現を、ビジネスメールに なると、 「有難う御座います」 「宜しくお願い致します」 「御対応頂けますでしょうか」 と漢字を多用する人がいますが、あまり効果的だとは言えま せん。 尚、但し、即ち、随分、沢山、大変、様々、色々、勿論 などもひらがながよいでしょう。 漢字が多用されていると読みづらくなり、見た瞬間にブロック 全体が”黒っぽく”なります。 人によっては、それだけで読む気が失せてしまうでしょう。 ●箇条書きで相手の理解度をアップさせる メールの本文中に日時や場所、住所や連絡先といった情報が 出てくる場合は、それらを項目ごとに箇条書きにします。 各項目のアタマに「・」「■」「●」などの記号を使うと、 さらに目にとまりやすくなり、見落としを防ぐことができます。 重要な点がコンパクトにまとまるので、どこに注意して読めば いいのか、よくわかります。 また、要点がつかみやすくなるので、誤解も生じません。 ●説明が長くなりがちな要項を短く伝える 仕事の速い人は、箇条書きを駆使する中で、何を箇条書きに したら効果的なのかという点も考えています。 ・交渉時に相手に提示する条件（できること／できないこと） ・（クレームをつけられたときに）自社が対応可能な事柄 ・社内調整が必要な案件で他部署に協力してほしいこと こうすることで、伝えたい内容を受け手に負担をかけずに 伝え、トラブルを回避しているのでしょう。 相手に意図しない解釈をされるときは、実は書き方に問題が あるということが少なからずあります。 その点、解釈のズレを防ぐのに、箇条書きは大いに役に立つの です。 ●何度もやりとりしなくてもよいような書き方をする 同じ要件に対して、何度もメールのやりとりをしている場面を 見かけます。 「●月●日の災害防止協議会に参加していただけるでしょうか」 「はい参加の予定です。ところでいつ開催予定ですか」 「●時から●時の予定です」 「わかりました。 準備しておくべきことはありますか」 「来月の作業内容と安全指示事項を用意しておいてください」 などとメールを何度もやりとりするとムダに時間がかかります。 「災害防止協議会を ●月●日●時～●時に開催します。 出欠をお知らせ下さい。 なお、出席・欠席にかかわらず 来月の作業内容と安全指示事項を、●月●日●時 までにご連絡お願いします。」 と伝えると返答は1回ですみます。 このように、見た目に配慮して情報を整理すれば、相手の 理解度も自然と高くなるでしょう。 メールは見た目が重要なのです。 『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』（文響社） 平野 友朗著を一部参考にしました。 ************************************************* 【編集後記】 ************************************************* 昨日より技術提案セミナーを開催しています。 このセミナーは受講生の皆さんが真剣なので こちらもいつに増して集中して取り組んでいます 評価される提案書を書けるよう、取り組みます。