部下宛だからこそ丁寧なメールを【がんばれ建設】NO 1361【人材育成】

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ がんばれ建設 ～建設業専門の業績アップの秘策～ 作者；ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年7月22日 ************************************************** 今日の一言 「メールでタメ口は禁止」 ************************************************** メールは便利な道具です。 しかし便利だからこそ、丁寧に使わないと凶器にもなり得ます。 特に部下や協力会社の方あてのメールこそ、丁寧すぎるほど 丁寧に書くべきです。 メールでも日常会話と同じ基準で、部下や後輩、協力会社宛てに ため口を使う人がいます。 これが問題を引き起こすのです。 ため口だと「ぶっきらぼうできつい表現だ」と相手から受け取 られることがあります。 以下のメールAの文面を見てください。 部下からの報告延期の申し出に対して、上司が一言「なんで？」 と返しています。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＞次回の工程会議で、施工計画を報告する件 について、資料が間に合わないので、次々回に 回していただけないでしょうか？ なんで？ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 部下の立場だとどう感じますか。 「怒られている」 「嫌な気持ちにさせてしまった」 などと感じるでしょう。 しかし、上司からすれば、怒ってもおらず、嫌な気持ちでも なく、ただ忙しくスピード優先で返信したのかもしれません。 しかしこのようなことで、人間関係は崩れてしまうものです。 別のメールBを見てみましょう ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＞○月○日に発注者に設計変更のお願いで訪問 するのですが、ちょっと心配なので 同行お願いできませんか？ 私が同行するのはいいんだけど、時間もコストも かかるよね。 それだけの意味があるのか考えたの？ ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ これを読むと 「声をかけない方がよかったのか」 「今後は上司への声がけは止めよう」 と思うでしょう。 2つのメールはどちらも相手に対する礼を失していて、偉そうです。 文字情報だけだと、直接の対話よりきつい表現だと捉えられやす いのです。 この場合さらに3つの問題があります。 部下や後輩がこのことについて文句が言えないこと メールは形が残るので何度も見てしまい、その都度嫌な気持ちに なってしまうこと 他の人に「上司からこんな風に言われた」と転送してしまうこと です。 では、改善例と改善ポイントを解説します。 まず、語尾をですます調にするだけでも印象が大きく変わります。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＞次回の工程会議で、施工計画を報告する件 について、資料が間に合わないので、次々回に 回していただけないでしょうか？ 資料が間に合わないとのこと承知しました。 詳しい話を聞きたいので、時間があるときに 打ち合わせをしましょう。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 「なんで」「なぜ」ということばは、相手を追い詰めます。 それよりも今後どうするかを提案する方がよいです。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＞次回の工程会議で、施工計画を報告する件 について、資料が間に合わないので、次々回に 回していただけないでしょうか？ 次々回に回すのは可能ですが、今後どのようにして資料を まとめようと思っているのかを教えてください。 何か問題があり、私が関与した方が良いかどうかを 知りたいからです。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ メールBでも今後の対応を一緒に考える方がよいでしょう ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＞○月○日に発注者に設計変更のお願いで訪問 するのですが、ちょっと心配なので 同行お願いできませんか？ 私の同行が必要とのこと、承知しました。 私が同行して、どのような話をすればよいか 必要な資料はないのか、聞かせてください。 口頭でもよいです。 よろしくお願いします。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ さらに、部下や後輩からの情報に対しては、感謝の 言葉を添えるとよいでしょう。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＞予算書が作成できました。 ご確認ください。 了解 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ これでは一所懸命に期限を守って予算書を作成した のに対して、上司の対応があっさりしすぎています。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ＞予算書が作成できました。 ご確認ください。 予算書を期限どおりに作成してくれてありがとう ございます。 忙しい中、がんばってもらいうれしいです。 内容を確認して、あす返信します。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ このように感謝の言葉と共にねぎらいの言葉があると 「よし次の仕事もがんばろう」 と思うものです。 私はこれこそ人材育成だと思います。 「メールだからこそ丁寧に」 を心がけましょう。 日経 xTECH 2019年6月12日付田中淳子著の記事を一部 参考にしました。 ************************************************* 【編集後記】 ************************************************* このところ打ち合わせが必要なことが多いのですが その際ZOOMが大活躍しています。 出先の喫茶店や新幹線のデッキにて打ち合わせに参加できるので とても便利です。