ビジネスチャットの使い方【がんばれ建設】NO 1376【コミュニケーション】

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■ がんばれ建設 ～建設業専門の業績アップの秘策～ 作者；ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生 ■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年8月19日 ************************************************** 今日の一言 「メールとチャットの違い」 ************************************************** 社内でチャットを使って効率化を図る会社が増えてきました。 LINE等を用いて行うやりとりをチャットといい、それを仕事で 使うことをビジネスチャットといいます。 ではメールとチャットをどう使い分ければ良いのでしょうか。 お客様とのコミュニケーションでは、メールが良いでしょう。 お客さまとの間では、丁寧な挨拶が必要な場合がほとんどです。 また、言った言わないの行き違いを防ぐため、メールを簡易の エビデンスとしても利用できます。 さらに、お客様に対して、すぐに返信しないと、という切迫感を 与えることもありません。 一方、社内のコミュニケーションはチャットが便利です。 上司に向けては丁寧な言葉が好まれますが、社内の コミュニケーションでは、基本的に挨拶はあまり必要ありません。 返信を簡略化したり、すぐに返答したりするにはチャットの方が 向いています。 意思疎通の速さや、意見を簡単に交わすことができるのも社内 コミュニケーションにおいては大事なポイントです。 社内であっても簡便なチャットのやりとりに抵抗がある人も いるでしょう。 ここでは、効果を上げるためのチャットの使い方4つのポイント を解説しましょう。 1．ハードルを下げる 社内でのやりとりを活性化させるためには、ハードルを下げる 必要があります。 （会議の予定が部下から上がってきて） ×了解。当日は時間厳守で！（これ以上会話が広がらない） ○・・くんが発表してくれるんだよね。進捗はどう？（軽い質問） ○今朝の国道の渋滞、影響なかった？（軽い質問） ○昨日、咳をしていたけれど体調は大丈夫？（仕事に直接関係ない 雑談で雰囲気作り） このように軽い質問や、仕事に直接関係ない雑談をすると ハードルが下がり上司とも気軽にやりとりができるように なります。 2．気の利いた返信を返す 上司から部下へ、気の利いた返信ができると、部下はそれに対して さらに返信がしやすくなります。 （部下から意見が上がってきて） ×了解。お疲れ様。（定型句で返信しにくい） ○なるほど。新しい見方だね。いつからやるかという質問が 出そうだけど、どう答える？（簡単な感想＋質問） ○・・君は現場を見てきたそうだけど、どこから見てきたの？ （名前を呼んで発言を促す） 返信しやすい質問をすると、部下は応えやすくなります。 返信しやすい質問は「いつ、どこ、だれ」です 少し考えないといけない質問は「なぜ、なに、どのようにして」 です。 まずは「いつ、どこ、だれ」の質問をするといいでしょう。 3．キャッチボールをしながら話しを進める 相手と会話のキャッチボールをしながら話しを進めると よいでしょう。 （AをBという2つの工法を巡って議論している時に） ×僕はA工法がいいと思うんだよね。 B工法では品質がよくなったことがわかりにくいと思うんだ。 A工法にするならC工法の方がいいという意見もあるかもしれない けどC工法は原価が高いよね（一気にすべてを伝えようとすると 議論の芽を摘んでしまう） ○B工法では、品質が上がったことがわかりにくいと思うんだけど、 どう思う？（他の意見表明を促すために、会えて意見を小出しに する） ×のように、長々と書いてしまうと、部下は何に対して 返信すれば良いか、わからなくなってしまいます。 そのため、1チャット1質問にするようにしましょう。 4．お互いが気持ちよく議論を終わらせる やりとりを終えるときは、参加者が気持ちよく議論を終え 次のステップに向かう意欲が増すようにする必要があります。 （部下への進捗確認を終えたタイミングで） ×引き続きよろしく（急な収束で印象が悪い） ○ではこれでいきましょう。 ・・さん、決定事項をまとめて・・日までにファイルをアップ しておいてください。 （この後、指名された・・さんの返事→上司からの感謝の言葉、 という流れでチャットを終了する） ×のようだと、誰に対して「よろしく」と言われているのか わかりません。 そのため、誰が、いつまでにまとめるのか、を書く必要があり ます。 その上で、「ありがとう」と感謝の言葉で締めるとよいでしょう。 業務の効率化のために、ビジネスチャットを活用しましょう。 ************************************************* 【編集後記】 ************************************************* 盆休みに台風が襲来しましたが、四国、中国、九州の皆さん 大丈夫だったでしょうか。 また強い風が吹いたので足場養生で動員された方もいるでしょう。 被害がなかったことを祈っています。