ムダなメールをやりとりを減らせ【がんばれ建設】NO 1427【働き方改革】
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がんばれ建設
~建設業専門の業績アップの秘策~
作者;ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年11月8日
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今日の一言
「相手の時間を奪うな」
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働き方改革でいかにして残業を減らし、休日を増やせるのでしょうか
という質問をよく受けるようになりました。
改革方法の一つがメールのやりとりの見直しです。
そのやり取りの回数が1往復で済むところを何度も行っている人をよく
見かけます。
メールの書き方を見直すだけで人によっては1日1時間程度の残業を
減らせると思うのです。
例えば、
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Aさん「会議中止です」
Bさん「わかりました。いつに延期しますか」
Aさん「あすはどうですか」
Bさん「あすは都合が悪いので、明後日にしていただけませんか」
Aさん「わかりました」
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とメールが3往復しています。
しかし
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Aさん「打ち合わせをあすに延期します。
もしも明日の都合が悪ければ、
〇月〇日か、〇月〇日の都合の良い日程を教えてください」
Bさん「では〇月〇日でお願いします」
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こうすれば、一度の返信ですべての要件が終わります。
さらに複雑な事例です
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Aさん「次回のお打ち合わせの件で、連絡いたしました。
Bさんのご都合のいい日時を教えていただけますでしょうか。」
Bさん「来週の18日(火)か19日(水)の13時~14時に空きがあります。」
Aさん「では、18日(火)の13時~14時でお願いします。
ちなみに、お打ち合わせの際に、
今回の工事を担当するC社の佐々木さんにも
同席いただこうかと考えております。
よろしいでしょうか。」
Bさん「C社の佐々木さんの同席の件、もちろん構いません。」
Aさん「それと、お打ち合わせのあと、30分ほどお時間をいただくこと
はできますか。
実は別で進めている工事プロジェクトZの件でご相談がございます。」
Bさん「承知しました。
14時45分までは空いていますので対応できます。」
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これでメールは3往復です。
確認したいことが複数あれば、最初にすべてを聞くべきです。
以下のような書き方がよいでしょう
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Aさん「次回のお打ち合わせの件で、連絡いたしました。
以下2点、ご確認いただけると助かります。
1)次回のお打ち合わせ日時
こちらの都合で申し訳ございませんが、
17日~19日の3日間のなかで、
ご対応いただけそうな日時はございますか。
(難しい場合は、20日以降でご都合のいい日時候補をご提示願います)
2)デザイナーの同席
また、お打ち合わせの際に、
今回のデザインを担当するC社の佐々木さんにも
同席いただこうかと考えております。
よろしいでしょうか。
以上です。
お手数をおかけしますが、ご確認いただければ幸いです。
<追伸>
お打ち合わせのあと、30分ほどお時間をいただくことはできますか。
実は別で進めているプロジェクトZの件でご相談がございます。」
Bさん「お打ち合わせの日程ですが、18日(火)の13時~14時に対応
可能です。
なお、C社の佐々木さんの同席の件、問題ございません。
くれぐれもよろしくお伝えくださいませ。
お打ち合わせ後のご相談の件も承知しました。
14時45分までであれば対応できます。」
このメールを送ってきたら、相手はこう返してくるのではないか?
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このことを書いたら、相手はこういう疑問をもつのではないか?
このことを先に伝えてあげれば、相手は返信しやすいのではないか?
というように、常に相手の気持ちを先読みできる人こそができる
建設技術者です。
ムダなメールのやりとりは自分の勤務時間が長くなる原因になっている
とともに相手の時間も奪っています。 気をつけましょう。
日本実業出版社山口拓朗著 1月9日記事を一部参考にしました。
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【編集後記】
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今週前半は新潟にいました。
新潟県も一部洪水被害があり、支援に行った建設会社があるようです。
復旧作業に当たっている方、くれぐれもご安全に。