社長ブログ

ムダなメールをやりとりを減らせ【がんばれ建設】NO 1427【働き方改革】

■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■
がんばれ建設
~建設業専門の業績アップの秘策~
作者;ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年11月8日

**************************************************
今日の一言
「相手の時間を奪うな」
*************************************************

働き方改革でいかにして残業を減らし、休日を増やせるのでしょうか
という質問をよく受けるようになりました。

改革方法の一つがメールのやりとりの見直しです。

そのやり取りの回数が1往復で済むところを何度も行っている人をよく
見かけます。
メールの書き方を見直すだけで人によっては1日1時間程度の残業を
減らせると思うのです。

例えば、

***********************************************
Aさん「会議中止です」

Bさん「わかりました。いつに延期しますか」

Aさん「あすはどうですか」

Bさん「あすは都合が悪いので、明後日にしていただけませんか」

Aさん「わかりました」
***********************************************

とメールが3往復しています。

しかし
***********************************************
Aさん「打ち合わせをあすに延期します。
もしも明日の都合が悪ければ、
〇月〇日か、〇月〇日の都合の良い日程を教えてください」

Bさん「では〇月〇日でお願いします」
***********************************************
こうすれば、一度の返信ですべての要件が終わります。

さらに複雑な事例です
***********************************************

Aさん「次回のお打ち合わせの件で、連絡いたしました。
Bさんのご都合のいい日時を教えていただけますでしょうか。」

Bさん「来週の18日(火)か19日(水)の13時~14時に空きがあります。」

Aさん「では、18日(火)の13時~14時でお願いします。
ちなみに、お打ち合わせの際に、
今回の工事を担当するC社の佐々木さんにも
同席いただこうかと考えております。
よろしいでしょうか。」

Bさん「C社の佐々木さんの同席の件、もちろん構いません。」

Aさん「それと、お打ち合わせのあと、30分ほどお時間をいただくこと
はできますか。
実は別で進めている工事プロジェクトZの件でご相談がございます。」

Bさん「承知しました。
14時45分までは空いていますので対応できます。」

***********************************************

これでメールは3往復です。
確認したいことが複数あれば、最初にすべてを聞くべきです。
以下のような書き方がよいでしょう

***********************************************

Aさん「次回のお打ち合わせの件で、連絡いたしました。
以下2点、ご確認いただけると助かります。

1)次回のお打ち合わせ日時
こちらの都合で申し訳ございませんが、
17日~19日の3日間のなかで、
ご対応いただけそうな日時はございますか。
(難しい場合は、20日以降でご都合のいい日時候補をご提示願います)

2)デザイナーの同席
また、お打ち合わせの際に、
今回のデザインを担当するC社の佐々木さんにも
同席いただこうかと考えております。
よろしいでしょうか。

以上です。

お手数をおかけしますが、ご確認いただければ幸いです。

<追伸>
お打ち合わせのあと、30分ほどお時間をいただくことはできますか。
実は別で進めているプロジェクトZの件でご相談がございます。」

Bさん「お打ち合わせの日程ですが、18日(火)の13時~14時に対応
可能です。
なお、C社の佐々木さんの同席の件、問題ございません。
くれぐれもよろしくお伝えくださいませ。

お打ち合わせ後のご相談の件も承知しました。
14時45分までであれば対応できます。」

このメールを送ってきたら、相手はこう返してくるのではないか?

***********************************************

このことを書いたら、相手はこういう疑問をもつのではないか?

このことを先に伝えてあげれば、相手は返信しやすいのではないか?

というように、常に相手の気持ちを先読みできる人こそができる
建設技術者です。

ムダなメールのやりとりは自分の勤務時間が長くなる原因になっている
とともに相手の時間も奪っています。 気をつけましょう。

日本実業出版社山口拓朗著 1月9日記事を一部参考にしました。

*************************************************
【編集後記】
*************************************************

今週前半は新潟にいました。
新潟県も一部洪水被害があり、支援に行った建設会社があるようです。
復旧作業に当たっている方、くれぐれもご安全に。