社長ブログ

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がんばれ建設
～建設業専門の業績アップの秘策～
作者；ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年11月28日

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今日の一言
「メールではなくチャット」
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残業時間を減らし、休日を増やす取り組みをしている会社が多くな
ってきました。
しかし未だにメールのやり取りに時間がかかるとか、議事録や
報告書作成に時間がかかっている現状を見かけます。

これらの時間を短縮するツールが多く開発されていますので
大いに活用する必要があるでしょう。

今回は建設会社で多く使われているツールをご紹介します。

●グーグルドキュメント、スプレッドシートの活用

ミーティング後、議事録を作成したり、打ち合わせをした内容をもとに
「企画書」「報告書」をつくることもあるでしょう。
その場合、打ち合わせをした後、自席に戻ってパソコンに向かう必要
があります。
さらに、できあがった報告書の内容を何人かで確認するとなると、
もっと時間がかかってしまいます。

それをグーグルドキュメントやスプレッドシートを使うと一気に解決
します。
これはクラウドに保存し、そのまま書き込める書類です。
多くの人が同時に書き込むことができ、書き込んだ瞬時に保存されます。

議事録をとるのも、資料を作成するのも、誰かがひとりでパソコンに
向かって書き込むのではなく、クラウド上のグーグルドキュメントに
全員が同時に書き込めば、その場で完成です。

グーグルドキュメントやスプレッドシートは、同時複数の人が
書き込んでもすべて保存されます。
通常ワードやエクセルを使って仕事をすると、別の人が同じ名前で
保存してしまうとデータが消えたり、また最新版がどのファイルなのか
わからなくなります。

書類完成後、メールで、「資料をアップしたので、必要があればいつ
までに修正してください」と、グーグルドキュメントのリンクを添えて
関係者に連絡すれば、各々が修正することができます。

●グーグルカレンダー

打合せ日時の日程調整も時間がかかることでしょう
関係者の人数が多いとなかなか調整できず時間がかかってしまいます。

これをグーグルカレンダー等のクラウドカレンダーを用いると一気に
解決します。
グーグルカレンダーを関係者な人と共有して、会議などの予定をどんどん
入れてもらいます。
そして、自分のカレンダーを開いてみると、ミーティングの予定が入力
されていて、クリックすると参加メンバーと会議の次第を確認できます。
さらに事前配布資料もアップされているのです。

私降籏の予定は、社内でグーグルカレンダーに共有されていて、空き
時間がわかるので、そこに社員さんがミーティングを勝手に入れる
ことができます。
セミナー講師の依頼があっても、事務のものが「その日は他の予定が
入っています」とか「その日はOKです」などと返事ができるのです。

「今日、大丈夫ですか？」「いつなら空いていますか？」と、部下が
頻繁に聞くようなら、上司のあなたが部下の時間を奪っています。

●ZOOMミーティング

メールだけではうまく意思の疎通ができず、かえって仕事が遅くなる
こともあります。
やはり会って話をするのが一番効率的でしょう。

とはいえ、現場は離れていることが多いので、スマホを用いてテレビ
会議をすると効果的です。
スカイプ、ハングアウトなどのアプリがありますが、私はZOOMを
お勧めします。
スマホで会議ができるし、音ずれがなく、スムーズにテレビ会議ができます。

●メールよりチャット

メールは意外と「面倒」を増やしています。
ちょっとしたやりとりはチャットがいいでしょう。
仕事でLINEを使うイメージです。

メールはまず送り手が文章をまとめ、受け手がそれに返事をすることで
やりとりが成り立ちます。
1往復するだけで1日、場合によっては数日待たなければいけません。

一方、メンバーが一堂に会するオンラインチャットなら、対話を
しながら意見を集約して、その場で結論を出すことができます。

LINEワークスやチャットワークがビジネスチャットとしてよく
用いられています。
ハタ コンサルタント株式会社ではチャットワークが大活躍です。
もうなくてはならないツールです。

ITツールを活用して一気に解決まで導くと、10分の1の時間で成果を
出すことができます
残業を減らし、休日出勤も減らすことができます。

なお、このような社内改革は若手社員に主導してもらうのがよいでしょう。
新入社員や若手社員は、幼いころからスマホを手にしていますので
ストレスがなく、すぐにシステム構築してくれます。

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【編集後記】
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国土交通省は、２０２１年度からの技術検定試験再編に伴い、
施工管理技士試験の第１次検定に合格し、国家資格である「技士補」の
資格を取得した者には、第２次検定の受験に際して第１次検定を無期限
で免除することと発表しました。

また2021年度に学科試験免除の権利を持つ受験者に対し、経過措置を
設けることも検討しているようです。
20年度試験までに学科試験に合格している場合、21年度以降に第１次
検定の一部を免除できるようにする形です。
これから受験される方はチャンスですね。