建設会社のお困りごと支援

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がんばれ建設　
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2020年4月16日
NO1528

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今日の一言
「メールはだめ」
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「忙しい」「たいへんだ」という人に限って

メールのやりとりが多すぎます。

「毎日使っているし、メールは欠かせない」

「メールがないと、仕事にならない」？

と言う人もいると思います。

その一方、

「一日中メールの処理に追われて、自分の仕事が何もできなかった」

「メールのやりとりに忙殺される」 ？

という人もいます。

では、どんなメールが多いのかというと、計画書や予算書、

工程表をワードやエクセルで作成し、修正があるたび、

メールのやりとりをしています。

特に現在は、在宅勤務の方が多く、添付ファイル付きの

メールが飛び交っていることでしょう。

●グーグルドキュメントとスプレッドシートを活用しよう

離れていても、スムーズに仕事をするためには、

グーグルドキュメントやスプレッドシートを活用することをお勧めします。

計画書、予算書、工程表を作成する際のは、誰かがひとりで

パソコンに向かってワードに書き込むのではなく、

クラウド上のグーグルドキュメントやスプレッドシートに

担当者全員が同時に書き込めば、その場でほとんどできます。

これらはクラウド上にデータがあるので、だれでも修正でき、

そのファイルをメールでやりとりする必要はありません。

担当者が作成した施工計画書を、上司が修正する場合も、

クラウド上のデータを書き換えるでけです。

グーグルドキュメントも、スプレッドシートも

ＵＲＬが付いているので、それを関係者で共有すればいいのです。

つねに最新バージョンを全員で共有できるので、

どのファイルが最新バージョンか、と悩むこともありません。

同じ事は、マイクロソフトの「Office 365」や

アップルの「iCloud」でもできます。

●グーグルカレンダーがあれば日程調整が早い

会議や打ち合せの日程を調整する際に、

メールを使うことも多いでしょう。

その場合は、グーグルカレンダーを必要な人と共有して、

会議などの予定をどんどん入れます。

そこには、会議の内容、参加者名、必要な資料がアップされているので、

それらを参加者全員にメール送信する必要がないのです。

部下との面談も、空いている時間に勝手に入れてもらえば、

調整のためのやりとりが不要になります。

●ちょっとしたやりとりはチャットで

同じプロジェクト内のメンバー同士のやりとりはチャットの方が早いです。

チャットでは様々なグループを簡単に作れますので、

必要な人に必要な内容を送れるため、やりとりのスピードが速いです。

チャットワーク、Slack、LINEワークスなど

様々な商品がでていますので、試しに使ってみるとよいと思います。

新型コロナウイルスの影響でテレワークをしている方も多いでしょうが、

グーグルドキュメント、スプレッドシート、グーグルカレンダー、

チャットを活用しているかどうかで、テレワークが上手くいくか

どうかが決まります。

コロナ騒動をチャンスと考え、ぜひこれらのツールを

使いこなしてみてください。

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【編集後記】
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ZOOMによるオンラインセミナーのご依頼が増えて
きました。

コロナ騒動がきっかけで、ZOOM等オンラインで
研修や会議を行うことがますます増えそうです。

近く現場代理人育成オンラインセミナーをご案内します。
お楽しみに。