社長ブログ

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がんばれ建設　
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2021年4月12日
NO1748

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今日の一言
「メールで不快を感じさせない」
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働き方改革関連法が、建設業に適用されるのは2024年です。

それまでに社員の残業を減らし、休日を増やす必要があります。

一方、仕事内容は減らないので、

業務の生産性を上げる必要があります。

業務のうち、かなりの割合を占めるのが「メール」です。

メールの使い方によっては、業務生産性を上げることができます。

ここではいくつかのポイントを示します。

相手に不快を感じさせない

まず「ビジネスメール実態調査2020」

（一般社団法人日本ビジネスメール協会）をみてみましょう。

◎送信後いつまでに返信がこないと遅いと感じる？

　（急ぐ場合を除く）

１．24時間以内（44.59％）

２．48時間以内（22.42％

３．4時間以内（5.73％）

→24時間以内に返信しないと「遅い」と感じられます。

◎受け取ったメールを不快に感じた内容（複数回答可）

１．質問に答えていない（45.16％）

２．必要な情報が足りない（42.03％）

３．文章が攻撃的（36.09％）

４．文章が失礼（35.63％）

５．無駄な情報が多い（31.56％）

６．メールが読みづらい（31.25％）

→質問に答えていないというのは、論外として、

「攻撃的」、「失礼」なメールには不快感を感じます。

つまり、遅くて、失礼なメールには不快感を感じるのです。

すると、やりとりがスムーズに進まず、結果として生産性は落ちます。

メールのやりとりが何度も続く

一度で済むようなメールのやりとりが何度も続くと生産性は落ちます。

そのためには、相手の返信を予測して書くことが必要です。

×打合せ日について、ご都合のよい日程をお教えください。

○打合せ日について、当方の希望は

　第１希望○月○日

　第２希望○月○日

　第３希望○月○日

　ですが、いかがでしょうか。

→都合の良い日程を知らせろと言っても、

相手はあなたの都合がわかならいので

どう返信すれば良いかわからない

×・・・について、お教えください。

○・・・について、○月○日までにお教えください。

→返信期限がないと、つい後回しになってしまう

×・・・について、Aの方法でお願いします。

もしもAの方法が不可なら、Bの方法にてお願いします。

→相手がAの方法がダメなことを想定して、

はじめからBの方法を提案しておく

どうしましょう、ではなくこうしましょう

×現場で・・・という問題が発生しました。

どうしましょうか。

○現場で・・・という問題が発生しました。

私は、・・・という解決方法を考えました。

いかがでしょうか。

→どうしましょう

と聞かれると、上司は部下に「君はどう思うんだ」と応えるものです。

それを想定して「こうしましょう」と提案することがよいです。

メールを書いてすぐに返信しない

よく「先ほどのメールは誤りがあったので再送します」とか、

自分宛ではない送信先間違いのメールが届いたりします。

これは、よく確認すれば防げることですが、

急いでいると、ついうっかりして誤送信してしまうものです。

よく確認して送信することは当然のこととして、

メールをちょっと寝かせて送信すると良いでしょう。

メールソフトには、「時間指定配信機能」がありますので、

翌朝とか１時間後に設定して送信しましょう。

するとその間に誤りに気づいたり、

もう少し柔らかい表現にした方がよい、と思い直すものです。

とくに、新入社員、若手社員はLINE等のチャットに

慣れていますが、メールには慣れていない人が多いものです。

メールの正しい使用法を身につけ、業務生産性の向上を図りましょう。

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【編集後記】
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先週末、サッカーでよい汗を流しました。

シュートを3本外してしまったのは残念でしたが

来週には修正したいです。

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