社長ブログ

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がんばれ建設　
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2021年6月3日
NO1777

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今日の一言
「4つに分類する」
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忙しい、時間がない、やることが多すぎるなどと

いつも言っている人がいます。

一方「急ぎの仕事は、忙しい人に頼め」ということばがあります。

忙しい人ほど時間管理がきっちりしているので、

急ぎの仕事を依頼しても、期限厳守で行ってくれるという意味です。

では、時間の使い方が上手な人は、

どのようにして時間管理をしているのでしょうか。

マトリックスで仕事を考えるということをしています。

縦軸に仕事の作業量の多さを、横軸に締め切りの短かさを

尺度としておきます。

つまり、以下の4つの単元に仕事を振り分けるのです。

1　仕事の作業量が多く、締め切りが短い

2　仕事の作業量が多く、締め切りが長い

3　仕事の作業量が少なく、締め切りが短い

4　仕事の作業量が少なく、締め切りが長い

1は、明日まで、と言われた見積作成

2は、今年中にと言われた、歩掛かりのまとめ

3は、協力会社への現場乗り込み確認の電話

4は、勤務報告、出来高報告などの定例業務

このように分けると、それぞれの仕事の性格が

一目でわかるようになります。

このままでも締め切りに間に合いそうなのか、

それとも誰かに応援を頼んだほうがいいのか、

といった判断を一瞬でつけることができます。

時間を無駄にしている人は、どの順序で仕事を進めるのかを

悩んでいる時間が多いのです。

上記のマトリックスで、この悩む時間を短縮できます。

基本的には、1の締め切りも作業量もきつい仕事を最優先で

終わらせるべきでしょう。

ただし、3や4のように作業量の少ない仕事を早めに終わらせると、

気分的に楽になります。

そして「あとはこの大きな仕事1つだけだ」と進めやすくなるのです。

また、2のように作業量は多いけれど、

締め切りまで余裕がある仕事は、放置してしまい、

気づかぬうちにギリギリになってしまう、ということがよくあります。

そこで、このような場合「30分の法則」をお勧めします。

締め切りに余裕があっても、依頼されたらすぐに30分間は、

その仕事に取りかかってみるのです。

するとどんな資料が必要なのか、

依頼者に確認しておくべきことは何かがわかり、

予め手を打っておけます。

忙しい、時間がない、やることが多すぎるが口癖のあなた。

ぜひ、仕事を上記の4つに分けることから始めてください。

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【編集後記】
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オンライン形式でセミナーを実施するようになり、

全国各地の方からお申し込みを

いただくようになりました。

「これまで遠隔地のため、

研修参加をあきらめていたけれど、

オンライン形式なので参加できてうれしい」

という声をよく聞きます。

全国の方々に良質の技術研修を提供できるよう、

さらにがんばります。

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