電話とメール、どちらがよいか。コミュニケーションの達人が行っていることとは【がんばれ建設1899】
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がんばれ建設
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2021年12月23日
NO1899
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今日の一言
「コミュニケーション」
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相手に連絡をする方法はメールがよいのか、電話が
よいのか、悩むことがあるでしょう。
近年、メールやLINE、チャットのようなデジタル
ツールが普及し、電話をする回数が減っています。
実際、「日本における電話の総通信回数」は、2013年
の990億回から2018年度には783億回と約2割も減って
います。
デジタルネイティブ世代の若い人などには、
「電話での会話が苦手、怖い」という人も増えていま
す。
各種調査によれば、「電話に苦手意識を感じる」人が
40.3～56％にも上りましたが、若年層ほど忌避傾向は
強いです。
20代に至っては、64％もの人が「会社にかかっ
てくる電話に出るのが嫌だ」と回答していました。
極度に電話での会話を恐れる人は、「電話恐怖症」
（telephone phobia）という社会不安症の一種の可能
性もあります。
そこまで深刻な症状がないまでも、電話の使用度が減
っていけばいくほど、「電話はめんどくさい」と考え
る傾向は強まっていくでしょう。
一方、「大事な話は電話で話すべき」とか「電話が手
っ取り早くて便利」「メールより電話のほうが、失礼
がない」と考える人も多いです。
「コミュニケーション能力」とは生まれつきというよ
り、周囲の環境や慣れ、場数によって決まります。
小さいころから、隣近所の人とのおしゃべりに慣れて
育った人と、そういう環境のなかった人とは、おしゃ
べりへの抵抗感はまったく異なります。
「電話のメリット」としては、以下のようなことがあ
ります。
【1】その場で相手の意志を確認できる
【2】相手の声色で、感情を読み取れることがある
【3】気持ちが伝わりやすく、相手との距離を近づけ
る
【4】電話での会話によって、孤独感を癒やすことが
できる
【5】記録を残さずに情報を伝えられる
一方、「電話のデメリット」は以下のようなことがあ
ります。
【1】電話をかけた側の都合で、かけられた側の時間
が一方的に奪われてしまう
【2】電話の呼び出し音などの心理的圧迫感
【3】資料の添付ができず、複雑な案件などを説明し
にくい
【4】やりとりの記録が残らない
【5】不在着信の場合、かけ直すなどの手間がかかる
メリットとデメリットがあるので、いずれにも留意す
る必要があります。
電話をかける際には以下の点に考慮が必要です。
・機密性や緊急性、また親密な会話など「電話でなけ
ればならない要件」かどうか
・相手が「電話を嫌がらない人」かどうか
・「電話をする了解」が事前に必要かどうか
・電話とメール、どちらが「目的」を達成しやすいか
「コミュニケーションの極意」は、「相手が受け止め
やすいボールを、受け止めやすいタイミングで投げる
こと」です。
メールを送りっぱなしでは相手が読んでいないかも
しれないので、1日待って返信がなければ、電話で
確認する。
電話で伝えただけでは、正しく伝わっていないかも
しれないのでメールで確認する。
などが必要でしょう。
自分が投げやすいボールを投げるのではなく、相手が
受け取りやすいボールを投げることが必要です。
メール、電話に加えて、オンライン会議や直接会う
ことも必要に応じて組み合わせることが、コミュニケ
ーションの達人の近道です。
『世界最高の話し方 1000人以上の社長・企業幹部の
話し方を変えた！「伝説の家庭教師」が教える門外不
出の50のルール』岡本 純子著を一部参考にしました。
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【編集後記】
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平成時代、本日12月23日は天皇誕生日でした。
明治天皇の誕生日11月3日、昭和天皇の誕生日11月29
日はいずれも祝日ですが、本日は祝日ではありません。
心の中でお祝いしたいと思います。
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