ため口メールで、なぜ部下のやる気が低下するのか【がんばれ建設1961】
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がんばれ建設
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2022年4月12日
NO1961
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◆ため口メールで、なぜ部下のやる気が低下するのか
部下とメールのやりとりをすることが多いことでしょう。
その際、ため口でメールを書く人がいます。
例えば
「よろしく」「ありがとう」「がんばれよ」「資料をメールして」
などのような表現です。
口頭ではさほど問題にならないため口のやりとりも
メールでは「きつく」感じられることが多いです。
以下メールのやりとりです。
部下「手順書の作成、一日待っていただけないでしょうか」
↓
上司の返信「なんで？」
あなたが、上司や、客先から「なんで？」
というメールを受け取ったとしたら、
嫌な気持ちになるでしょう。
もしくは、とても悲しい気持ちになるでしょう。
また別のメールのやりとりです。
部下「発注者に設計変更のお願いにでかけます。
大切な交渉の場ですので、同行していただけないでしょうか」
↓
上司の返信「その打ち合わせ、私が同行する意味あるの？」
口頭でのやりとりなら、まだしも、メールであれば、
部下は上司からの威圧を感じ、
「二度と同行をお願いしたくない」と思うでしょう。
部下「施工図が書けました。ご確認よろしくお願いします。」
↓
上司「了解」
このやりとりで部下の気分が悪くなることはありませんが、
おそらく労をねぎらって欲しかったことでしょう。
それに対して「了解」だけでは気落ちしてしまいます。
ではどのように返信すれば良いのでしょうか。
メールは簡単にやりとりできるツールですが
だからこそ、誤解を招きやすいものです。
そのため、たとえ部下や協力会社相手であっても
ですます調で、極力丁寧に書くべきです。
事例の場合、以下のように返信すべきでしょう。
部下「手順書の作成、一日待っていただけないでしょうか」
↓
上司の返信「手順書が一日遅れるとのこと承知しました。
詳しく話を聞きたいので、時間があるときに
私に声をかけてください。
何か問題があるなら聞かせて欲しいです。」
部下「発注者に設計変更のお願いにでかけます。
大切な交渉の場ですので、同行していただけないでしょうか」
↓
上司の返信「同行が必要とのこと承知しました。
打ち合わせが無駄になってはいけないので
口頭でかまわないので話を聞かせてください。」
部下「施工図が書けました。ご確認よろしくお願いします。」
↓
上司「思ったより早く書けましたね。
とてもわかりやすく書けています。
特に寸法線の入れ方が良いです。」
メールでのやりとりには限界があります。
「メールではもめそうだ」「メールだけだと勘違いされそうだ」
「部下は認めて欲しいんだな」
と思ったら対面、もしくは電話にて話した方がよいでしょう。
日経 xTECH 2019年6月12日付田中淳子著の記事を一部参考にしました。
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【編集後記】
昨日の朝礼で私がサッカー試合結果を話しましたら
社員さんから「週末実家に帰りました」
「小学2年生の息子が勉強しすぎて熱がでました」
「小学校1年生の息子が集団登校の際先輩に助けてもらっていました」
「妻がぜんそくなのです」
などと週末の社員さんのほほえましい様子を
聞くことができました。
今週はよい1週間になりそうです。
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