あなたは相手の気分を害するメールを書いていないか【がんばれ建設2081】
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がんばれ建設
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2023年1月11日
NO2081
◆あなたは相手の気分を害するメールを書いていないか
働き方改革の一環で、直接の打ち合わせが減り、
メールでのやりとりが増えています。
その方が効率的だという理由ですが、そのメールの
書き方が良くないために、相手に不快な印象を
与えることが多いです。
「失礼」なメールはトラブルを引き起こすもとですが、
もしかしたら、自分が送るメールが相手を
不快にさせている可能性もあります。
ではどんなメールが、相手に「失礼だ」と
思われるのでしょうか。
◆内容や立場に合った表現になっていない
たとえば、お客様から「パンフレット送付のお願い」
という件名でメールが来たとします。
そのメールの文末が「至急、ご送付をお願いいたします」
とあれば、いくらお客様相手でもイラッとするものです。
特に、資料請求の連絡が多い割には、工事の発注が
少ない場合には、「パンフレットは送りたくない」
と思われたとしても仕方ありません。
これは、相手が本来、こちらの協力を仰ぐ立場にも
かかわらず、自分の都合を押しつけているため、
不快感を覚えるのです。
このような場合、「相手の協力を仰ぐ立場」で
あることを自覚して、自分の都合を押しつけず、
ソフトにお願いする必要があります。
あくまで「お手間をかけて申し訳ない」という
態度を貫き、相手のメリットを書きそえることで、
協力を仰ぎましょう。
また、もし期限を示す場合には、その理由を書きそえます。
先ほどの例でしたら、
「1月31日までに資料を提出する必要があり、
その中でぜひ貴社資材を書き添えたいと思っております。
期限が短く申し訳ありませんが、1月20日までに
パンフレットをお送り願えませんでしょうか」
などとあれば、期限を示す必然性ができるでしょう。
◆「ネガティブな感情」をぶつけるのは厳禁
部下や協力会社との間でメールのやりとりを
しているうちに、ついネガティブな感情が
生まれることがあります。
仕事をお願いしたのに期待外れの結果だった、
相手のミスで作業の進行に影響が出た、
一から十まで説明しないと思ったとおりの
仕事をしてくれない、などのうっぷんが積もると、
相手に「一言いいたい」気分になってもおかしくありません。
しかし、そんな感情のままに書き加えた言葉は、
「余計な一言」です。
次のようなネガティブな感情を表現する言葉
は、決して使わないようにしましょう。
・もういいです。
・期待しすぎた私が悪かったです。
・またですか。
・貴社のために申し上げますが、このようなことは～。
メールの目的は自分のネガティブな感情を
ぶつけることではありません。
相手に動いてもらうことです。
怒りの感情は5時間で消えると言われています。
いったん書いたメールをしばらく時間がたっ
てから見直し、ネガティブな表現を見直すことを
お勧めします。
◆ほめたつもりが「上から目線」と思われる
上司やお客様に対して送ったメールが、
「上から目線」と感じられることがあります。
実際には、自分が相手を下に見ているつもりは
なくても、ちょっとした言葉遣いによって、
読み手から「上から目線」だと思われることが多いのです。
×部長のプレゼン技術はすばらしいですね。
×貴社の力量からすると、これくらいは簡単なのでしょうね。
×先輩が作った資料はなかなかですね。
これは「YOUメッセージ」と言って、相手が主語に
なっています。
「Iメッセージ」という私が主語の言葉に
言い換えると上から目線にはなりません。
○いつかは部長のようなプレゼンができるようになりたいです。
○貴社の仕事ぶりから、勉強させていただいています。
○先輩が作った資料を見習いたいです。
メールのやりとりでは相手の顔が見えません。
効率化のツールとしてメールを活用すること
が多いでしょうが、簡単にやりとりできるからこそ、
相手を気遣うひと言を添えることを意識したいものです。
『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』
平野 友朗著を一部参考にしました。
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【編集後記】
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コロナ感染という話題がまた増えてきました。
重症化する人は急激に容態が悪化するようです。
くれぐれもご安全に。
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