社長ブログ

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がんばれ建設　
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社　降　籏　達　生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2023年2月20日
NO2098

◆上司がしゃべりすぎる会議を活性化させるための

3つの方法

私は、仕事柄多くの建設会社の会議に同席します。

その際、よくみかけるのが、上司の独演会の会議です。

特に役職の高い人がしゃべり続ける「独演会状態」

を、部下たちが我慢して聞いている会議が多いのです。

そのような会議では建設的な意見が出ず、

生産性が高い会議にはなりません。

ではなぜ上司は「暴走」するのでしょうか。

発生する原因は3つです。

部下の理解度がわからない

部下の理解度が分からず、上司は分かるまで

話そうとして、喋り続けているのです。

部下に理解させるために、何度も同じ内容を、

熱を込めて説明してしまいます。

ではどうすればよいのでしょうか。

部下は大きくうなずいて、「聞いていること」を

上司に見せる必要があります。

首を縦に振るのです。

できる社員はうなずきが深いです。

特にオンライン会議では、顎と頭がビデオ映像の

画角からはみ出るくらい大きく深くうなずくと、

「あなたに興味・関心があって、しっかり聞き、理解しています」

という気持ちが上司に伝わります。

すると上司が同じことを何度も繰り返し

話すことはなくなります。

2)「伝える」を優先している

会議の目的は「伝える」ことではなくて

「伝わる」ことであるはずなのに、それに上司が

気づいていないのです。

会議は参加者の行動を促すのが目的です。

上司の意向が「伝わり」、部下が行動しようと

思わないと意味がないのです。

では上司の意向がどうすれば部下に「伝わる」

のでしょうか。

そのためには、会議のアジェンダ（次第）を

会議24時間前までに全参加者に共有することが

重要です。

会議は準備で9割決まります。

事前にアジェンダ（次第）がないのは、

目的地を知らされずにドライブに行くのと一緒で、

「待ち」や「受け」の姿勢になります。

アジェンダ（次第）に、参加者に求められる

役割が個別に記載されていれば、部下は発言します。

事前にアジェンダを送らないと、会議に参加することが

目的になってしまい、発言しなくなります。

3)心理的安全性の欠乏

「何を言っても批判されない」「気軽に発言できる」

という心理状態になっていないと、部下は発言しません。

発言がないと、上司の暴走を止められません。

意見が言えない、話さない、だから上司が話し続ける。

これが暴走の3つ目の理由です。

心理的安全性を高めるためには、雑談が有効です。

会議が始まる前に雑談して心理的安全性を高めるのです。

「今日は寒いですね」

「WBCで日本優勝するでしょうか」

「いつまでマスクが必要なのでしょうか」

つまり、冒頭に雑談をして空気を温めておくと

過剰な気遣いが減り、発言が増えるのです。

その結果、結論に達しやすくなり、早く会議が

終わるでしょう。

「うなずき、アジェンダ、雑談」を会議に取り入れて、

生産性の高い時間にしたいものです。

『17万人をAI分析してわかった?最強チーム

の条件を1冊にまとめてみた』越川 慎司著を

一部参考にしました。

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【編集後記】
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週末は「額縁」会社の経営戦略を考えていました。

額縁というと表彰状を入れるものだと思っていましたが、

子供のユニフォームやキャラクターカードなどを

飾ると聞いて驚きました。

時代の変化と共に、事業戦略を見直す必要性を感じました。

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