なぜメールのやりとりで、もめ事が起きるのか～3ステップでメールするとうまくいく【がんばれ建設2237】
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がんばれ建設
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2024年3月8日
NO2237
◆なぜメールのやりとりで、もめ事が起きるのか
～3ステップでメールするとうまくいく
仕事でメールを使うことが多いことでしょう。
しかし、ビジネスメールのマナーを知らずに
やりとりをするともめ事になる可能性があります。
特にLINEやチャットに慣れている世代の人は、
ビジネスメールのマナーを特に注意する必要があるでしょう。
重要なことは、「メールは3ステップで終える」ことです。
事例1
A；見積書の作成をお願いします。
↓
B；見積書を作成しました。
これでいかがでしょう？
この2ステップでメールを終えてしまうと、
Bさんは見積書がAさんに届いたかどうか分からず、
もやもやした気持ちが残るでしょう。
事例2
A；見積書の作成をお願いします。
↓
B；見積書を作成しました。
これでいかがでしょう？
↓
A；確認しました。
ありがとうございます。
このように、3ステップ目で
「確認しました」というメールを送ることで
両者とも気持ちよくやりとりを終えることができます。
事例3
A；施工検討会への参加をお願いします。
↓
B；申し訳ありません。
日程調整しましたが、対応できません。
このように2ステップでメールを終えてしまうと、
BさんはAさんを怒らせてしまったかと感じてしまいます。
事例4
A；施工検討会への参加をお願いします。
↓
B；申し訳ありません。
日程調整しましたが、対応できません。
↓
A；ご検討ありがとうございました。
では別途、施工方法に関する相談をするかもしれませんが、
ご対応よろしくお願いします。
3ステップにて
「ありがとうございました」というメールを送ることで
両者とも、前向きな気持ちでやりとりを終えることができます。
事例5
A；打合せ日程の調整をしたいので、
ご都合のよい日時をご提案ください。
↓
B；〇月〇日〇時か〇月〇日〇時ではいかがでしょうか。
↓
A；では〇月〇日〇時にてお願いします。
その際、Cさんにご出席いただきたいのですが、
参加できますでしょうか。
↓
B；Cはその両日予定が詰まっているので、
その場合は再度日程調整をお願いします。
↓
A；では改めて、打合せ日程の調整をしたいので、
Cさんのご都合のよい日時をご提案ください。
この場合、5ステップでまだ結論が出ていません。
このようにメールのやりとりだけが延々と続き、
なかなか決まらないという状況をよく見かけます。
事例6
A；打合せ日程の調整をしたいと思います。
この工事に経験のあるCさんに参加していただきたいのですが、
〇月〇日〇時か〇月〇日〇時ではいかがでしょうか。
↓
B；〇月〇日〇時には、Cと私が参加可能です。
↓
A；ありがとうございます。よろしくお願いします。
この事例のように、
できるだけ3ステップで要件を終えられるようにしましょう。
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【編集後記】
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先週、福島県にて研修を実施しました。
夜おいしいメヒカリをいただきました。
今年もまもなく3.11がきます。
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