なぜあなたが作成した資料は、「わかりにくい」と言われるのか【がんばれ建設2256】
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がんばれ建設
～建設業専門の業績アップの秘策～
ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2024年4月24日
NO2256
◆なぜあなたが作成した資料は、「わかりにくい」と言われるのか
「資料を作るのがへたで、何が言いたいのか
わからないと言われてしまう」
「一所懸命に資料を作成して上司に提出すると、
こんな資料は求めていないと言われた」
「「見づらい資料ですね」
「要するに何が言いたい資料なのでしょうか」
「情報が足りません」と言われることが多い」
こんなことを言われた方はいませんか。
これは資料を作成する際の「種類」を
間違えていることが原因です。
作成する資料には次の2種類があります。
1)じっくり、ちゃんと読む資料
（落ち着いて丁寧に）
2)パッと、サクッと、見る資料
（素早く大雑把に）
状況に合った資料を作成すると、
先ほど書いたような失敗体験は減ります。
◆1)「じっくり、ちゃんと読む資料」は、
細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する必要があります。
作成にあたり留意することはまさに、
「細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する」ことです。
逆に言うと、工夫の要らない資料で、次のようなものです。
・毎月作成する出来高報告資料
・契約書や覚書
・事故報告書やヒヤリハット報告書など、
細部まで正確に情報を伝達するための書類
これらはひと言で言うと「読む資料」です。
◆2)「パッと、サクッと、見る資料」は、
情報を削ぎ落とし、重要点を強調し、色やグラフなどを活用し、
見やすく、美しい資料にする必要があります。
つまり工夫が必要な資料で、次のようなものです。
・企業説明会や、プロポーザル等にて自社の魅力を訴えるPR資料
・経営層に向けて行うプレゼン資料
・地元説明会にて近隣住民に対して行う工事概要説明資料
これはひと言で言うと「見る」資料です。
ここで重要なのはこの2つを
どう使い分けるかということです。
1)の読む資料とは、相手に読ませるためのものです。
2)の見る資料とは、相手に見せるためのものです。
具体的な事例で解説します。
ケース1：発注者に向けて、設計変更増額を求める資料を作成する
→「読む」ための資料が必要
数字の裏付けをきちんと書き、増額の必要性を伝える
ケース2：忙しい上司に1分程度で予算書の説明をする
→「見る」ための資料が必要
工法比較表、同種工事との単価比較表など
一目で分かる資料が必要
ケース3：客先へのプロポーザル資料
→両方とも必要
まず、自社PRを「見る」資料で作成し、
技術提案の内容は「読む」資料で作成する
もしも、どのような資料の作成が必要かが
分からないときは、相手に事前確認します。
「明日のお打ち合わせに資料を持参いたします。
じっくり読み込んでいただく資料は
後日メールにてお送りしますので、
明日はパッと見ていただく程度の資料でも
よろしいでしょうか？」
「読む資料」「見る資料」を意識して作成することで、
書類作成の手戻りが減り、働き方改革にもつながります。
『「数学的」な仕事術大全』深沢 真太郎著を
一部参考にしました。
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【編集後記】
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4月はハタ コンサルタント株式会社の
研修講師8名が、フル稼働で研修を実施しています。
講師の体調が心配でしたが今日までは、
皆元気で新入社員を育成しています。
GWまで駆け抜けようと思います。
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